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QuestionnaireQuestionnaire

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Aucune donnée personnelle sur vos membres n’est demandée : uniquement l’organisation de votre structure · l’assistant proposé par défaut est français (Mistral), hébergé en Europe : il prépare, il ne décide jamais, chaque document est relu et validé par un membre du bureau · rien n’est installé sans l’accord du bureauNo personal data about your members is requested: only how your organisation runs · the default assistant is French (Mistral), hosted in Europe: it prepares, it never decides, every document is reviewed and approved by a board member · nothing is installed without the board’s agreement

Partie 1 · Votre structurePart 1 · Your organisation

A4 · Quel outil d’IA votre structure accepte-t-elle ?A4 · Which AI tool does your organisation accept?

Un assistant français (Mistral), hébergé en Europe, utilisé sans aucune donnée personnelle sur vos membresA French assistant (Mistral), hosted in Europe, used with no personal data about your members Un autre outil (ChatGPT, Copilot…), avec la même règle : aucune donnée personnelle sur vos membresAnother tool (ChatGPT, Copilot…), with the same rule: no personal data about your members Aucun outil en ligne : seulement des modèles de documents et des procédures écritesNo online tool: only document templates and written procedures Je ne sais pas encore : on en parle au rendez-vousNot sure yet: we discuss it at the meeting

A1 · Nom de la structureA1 · Name of the organisation

A0 · Type de structureA0 · Type of organisation

Association loi 1901Non-profit association Fondation ou fonds de dotationFoundation or endowment fund Club ou fédération sportive, culturelleSports or cultural club, federation Conseil syndical de copropriétéCondominium board CSE ou comité socialWorks council Syndicat, ordre ou chambre professionnelleUnion, professional order or chamber Coopérative ou mutuelleCooperative or mutual Collectif ou mouvement sans statutInformal collective or movement AutreOther

A2 · Ville et départementA2 · Town and département

Ex. : Moûtiers, SavoieE.g · Moûtiers, Savoie

A3 · Nombre de membres ou d’adhérentsA3 · Number of members

Moins de 50Under 50 50 à 19950 to 199 200 à 999200 to 999 1 000 et plus1,000 and over

A3a · SalariésA3a · Paid staff

Aucun, uniquement des bénévolesNone, volunteers only 1 ou 21 or 2 3 à 103 to 10 Plus de 10Over 10

A3b · L’activité change-t-elle avec les saisons (saison sportive, événements, été) ?A3b · Does activity change with the seasons (sports season, events, summer)?

NonNo Oui (précisez en partie 2)Yes (specify in part 2)

A6 · Permanences et horairesA6 · Office hours and opening times

Ex. : mercredi 14h-18h, samedi matinE.g · Wednesday 2-6pm, Saturday morning

A7 · Périodes chargées et périodes creusesA7 · Busy and quiet periods

Ex. : rentrée et inscriptions, assemblée générale, gala, étéE.g. back-to-school and sign-ups, general meeting, gala, summer

Vos ordinateurs et internetYour computers and internet

C1 · Combien d’ordinateurs servent à la structure ?C1 · How many computers does the organisation use?

0 (téléphones seulement)0 (phones only) 11 2 ou 32 or 3 4 et plus4 or more

C1b · Les bénévoles travaillent-ils sur leur ordinateur personnel ?C1b · Do volunteers work on their personal computers?

OuiYes NonNo Je ne sais pasNot sure

C2 · C’est un…C2 · It is a…

Windows (PC)Windows (PC) MacMac Les deuxBoth Je ne sais pasNot sure

C3 · Le soir et la nuit, l’ordinateur principal est…C3 · In the evening and at night, the main computer is…

Important : une tâche programmée sur l’ordinateur ne part pas s’il est éteintImportant: a scheduled task on the computer won’t run if it is off

ÉteintOff En veille / couvercle ferméAsleep / lid closed AlluméOn Je ne sais pasNot sure

C4 · Se verrouille-t-il tout seul quand vous n’y touchez pas ?C4 · Does it lock itself when left idle?

OuiYes NonNo Je ne sais pasNot sure

C5 · Votre connexion internet est…C5 · Your internet connection is…

FiableReliable Parfois coupée (quelques fois par mois)Sometimes down (a few times a month) Souvent coupéeOften down Je ne sais pasNot sure

C6 · Les documents de la structure sont…C6 · The organisation’s documents are…

Plusieurs réponses possiblesSeveral answers possible

Sur un seul ordinateurOn a single computer Chez chaque bénévole, sur son propre ordinateurWith each volunteer, on their own computer Synchronisés en ligne (Google Drive, OneDrive, Dropbox, iCloud…)Synced online (Google Drive, OneDrive, Dropbox, iCloud…) Sur un serveur ou un disque partagéOn a server or shared drive Je ne sais pasNot sure

C7 · Vos outils de gestion (adhérents, comptabilité, billetterie…) sont…C7 · Your management tools (members, accounting, ticketing…) are…E5 · Qui vous aide quand un outil bloque ?E5 · Who helps you when a tool gets stuck?

Messagerie et agendaEmail and calendar

D1 · La messagerie de la structure est chez…D1 · The organisation’s email is with…

Plusieurs réponses possiblesSeveral answers possible

D2 · L’adresse e-mail de la structure, lue chaque jourD2 · The organisation’s email address, read every day

D3 · Les membres du bureau écrivent depuis…D3 · Board members write from…

Une adresse de la structureAn address of the organisation Leur adresse personnelleTheir personal address Les deuxBoth Je ne sais pasNot sure

D4 · Réunions, réservations et plannings sont notés…D4 · Meetings, bookings and schedules are recorded…

Agenda GoogleGoogle Calendar Agenda OutlookOutlook Calendar Sur une plateforme (HelloAsso, Doodle…)On a platform (HelloAsso, Doodle…) Dans un tableur partagéIn a shared spreadsheet Sur papierOn paper Je ne sais pasNot sure

D5 · Les demandes des membres et du public arrivent par…D5 · Requests from members and the public come in by…

TéléphonePhone WhatsApp / SMSWhatsApp / text E-mailEmail Réseaux sociauxSocial media Site internet ou formulaireWebsite or form En direct, pendant les activitésIn person, during activities

Vie de la structureRunning the organisation

E2 · Convocations, procès-verbaux et comptes rendus, vous les rédigez…E2 · Notices, minutes and reports, you draft them…

Dans un logiciel de gestion associativeIn association-management software Dans Word, LibreOffice ou Google Docs, à partir de modèlesIn Word, LibreOffice or Google Docs, from templates Au cas par cas, sans modèleCase by case, without templates Quelqu’un d’autre s’en charge (fédération, prestataire…)Someone else handles it (federation, provider…)

E3 · Les adhésions et cotisations sont gérées…E3 · Memberships and fees are handled…

En ligne (HelloAsso, AssoConnect…)Online (HelloAsso, AssoConnect…) Dans un tableurIn a spreadsheet Sur papierOn paper Je ne sais pasNot sure

E4 · Payez-vous des options de logiciel que vous n’utilisez pas ?E4 · Do you pay for software options you don’t use?

On regarde toujours l’existant avant d’ajouter quoi que ce soitWe always look at what exists before adding anything

OuiYes NonNo Je ne sais pasNot sure

Finances et communicationFinances and communication

F2 · Dossiers de subventionF2 · Grant applications

AucunNone 1 ou 2 par an1 or 2 a year Plus de 2 par anMore than 2 a year Je ne sais pasNot sure

F3 · Les informations aux membres passent par…F3 · News reaches members by…

Plusieurs réponses possiblesSeveral answers possible

E-mail ou lettre d’informationEmail or newsletter WhatsAppWhatsApp Réseaux sociauxSocial media Site internetWebsite Affichage ou papierNotice board or paper Je ne sais pasNot sure

F5 · La comptabilité est tenue par…F5 · Accounting is handled by…

Le trésorier ou la trésorière (bénévole)The treasurer (volunteer) Un salariéA staff member Un expert-comptableAn accountant Je ne sais pasNot sure

Vos prioritésYour priorities

G1 · Votre objectif principalG1 · Your main goal

Soulager les bénévolesTake the load off volunteers Gagner du temps sur les tâches répétitivesSave time on repetitive tasks Répondre plus vite aux membresReply to members faster Ne plus rater une échéance (assemblée générale, subventions, déclarations)Never miss a deadline again (general meeting, grants, filings) Assurer la passation quand le bureau changeEnsure a smooth handover when the board changes

G3 · Un outil d’IA est-il déjà utilisé dans la structure, même par un seul bénévole ou salarié ?G3 · Is an AI tool already used in the organisation, even by one volunteer or staff member?

Non, jamaisNo, never Oui, version gratuiteYes, free version Oui, version payanteYes, paid version Je ne sais pasNot sure

G3b · Laquelle ou lesquelles ?G3b · Which one(s)?

Plusieurs réponses possibles · si vous n’en utilisez pas encore, laissez videSeveral answers possible · if you don’t use any yet, leave blank

Règles et décisionRules and decision-making

H1 · Vos données concernent-elles des mineurs, la santé ou des personnes fragiles ?H1 · Does your data involve minors, health or vulnerable people?

NonNo OuiYes Je ne sais pasNot sure

H1b · Un référent pour la protection des données (RGPD) : son nom ou son rôleH1b · A data protection (GDPR) contact: their name or role

Laissez vide si personne n’est désignéLeave blank if nobody is appointed

H2 · Pour engager la structure, il faut…H2 · To commit the organisation, you need…

Cela fixe le calendrier : un vote attend la prochaine réunionThis sets the timeline: a vote waits for the next meeting

La décision du président ou de la présidenteThe chair’s decision L’accord du bureauThe board’s agreement Un vote du conseil d’administrationA vote of the board of directors Un vote en assemblée généraleA vote at the general meeting Je ne sais pasNot sure

H2b · Vos membres ont-ils accepté de recevoir vos messages (relances, informations) ?H2b · Have your members agreed to receive your messages (reminders, news)?

Sans « oui noté », aucun message automatique ne part vers vos membresWithout a recorded “yes”, no automatic message goes to your members

Oui, c’est notéYes, it is recorded NonNo Je ne sais pasNot sure

H3 · Acceptez-vous un suivi à distance après l’installation ?H3 · Do you accept remote follow-up after installation?

OuiYes NonNo À voirTo be discussed

H3b · Si oui : vos créneaux préférésH3b · If so: your preferred time slots

Ex. : mardi et jeudi soirE.g · Tuesday and Thursday evenings

H4 · Un bénévole ou un salarié clé va-t-il partir (fin de mandat, départ) ?H4 · Is a key volunteer or staff member about to leave (end of term, departure)?

Si oui, précisez en partie 2 : sa fonction, les dates, qui reprend ses tâchesIf so, specify in part 2: their role, the dates, who takes over

OuiYes Peut-êtreMaybe NonNo

H6 · Qui gère les comptes et accès de la structure ?H6 · Who manages the organisation’s accounts and access?

H7 · Les codes d’accès (logiciels, messagerie, banque en ligne) sont-ils connus d’au moins deux personnes ? (ne notez aucun code ici)H7 · Are the access codes (software, email, online banking) known to at least two people? (do not write any code here)

OuiYes Je ne sais pasNot sure NonNo

H8 · Combien de personnes utiliseraient l’assistant (bénévoles et salariés) ?H8 · How many people would use the assistant (volunteers and staff)?

Partie 2 · Vos tâches et vos échéances (20 min, de préférence sur ordinateur)Part 2 · Your tasks and deadlines (20 min, ideally on a computer)A5 · La personne qui suit le projet (nom, fonction, téléphone)A5 · The person leading the project (name, role, phone)

Quelques mots suffisent partout dans cette partie · si une tâche n’est jamais faite, écrivez « jamais fait » : c’est une réponse utileA few words are enough throughout this part · if a task is never done, write “never done”: that’s a useful answer

B1 · Tâche n° 1 qui vous prend le plus de tempsB1 · Task no. 1 that takes you the most time

Ce que c’est · qui la fait · combien de fois par semaine ou par mois · combien de temps à chaque fois (ou « jamais fait »)What it is · who does it · how many times a week or month · how long each time (or “never done”)

B1 · Tâche n° 2B1 · Task no. 2B1 · Tâche n° 3B1 · Task no. 3A3c · Départ d’un bénévole ou d’un salarié clé : qui, quand, et qui reprend ses tâchesA3c · Key volunteer or staff departure: who, when, and who takes over

Seulement si quelqu’un part ou va partirOnly if someone is leaving or about to

E1 · Les logiciels et outils de la structure, et pour quoiE1 · The organisation’s software and tools, and what for

Ex. : « HelloAsso pour les adhésions, Excel pour la trésorerie, WhatsApp pour les bénévoles »E.g. “HelloAsso for memberships, Excel for the accounts, WhatsApp for volunteers”

F6 · Les échéances des 12 prochains mois (assemblée générale, dossiers de subvention, événements, saison, renouvellement du bureau…)F6 · Deadlines over the next 12 months (general meeting, grant applications, events, season, board renewal…)G2 · Ce qu’il ne faut SURTOUT PAS toucherG2 · What must NOT be touched under any circumstances

Ex. : « aucun message aux membres sans relecture », « la trésorerie reste 100 % humaine »E.g. “no message to members without review”, “the accounts stay 100% human”

I · Vos documents (modèles de convocation, de procès-verbal, fiche d’adhésion…)I · Your documents (notice and minutes templates, membership form…)

Si un document contredit une réponse, dites-le en une ligne : c’est normal, on vérifie sur placeIf a document contradicts an answer, say so in one line: that’s normal, we check on site

Je les envoie par e-mail avant le rendez-vousI’ll email them before the meeting Je les montre le jour JI’ll show them on the day Pas de documentNo documents

VousYou PrénomFirst name E-mail Autre chose à nous dire (facultatif)Anything else (optional)

Vos réponses restent confidentielles · ConfidentialitéYour answers stay confidential · Privacy